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2014/8/4 星期一 05:09 PM
商學研究所最痛苦的一門課,叫做「找出瓶頸」




撰文者_鍾子偉






現在回想起幾年前,對於我們許多念商學研究所的人來說,在第一學期最痛苦的課程是營運管理。由於許多課程和案例研究是來自工廠或是供應鏈管理的真實例子,我們這代很多學生之前並沒有管理過工廠,或是在深圳見過倉庫,因此在那時候是很難想像的。我們班上有許多銀行業者和顧問,戰略、財務、會計對每個人來說都很容易掌握或是想像,但是我記得很清楚,跟所有工廠和供應鏈細節有關的營運管理,在前幾週真的非常痛苦。


雖然營運管理是其中最痛苦的一堂課,但在這堂課上前幾週所教的東西,卻變成我們許多人畢業後最常用到的最基本和有用的想法。一直到現在依然非常有用,不管你是否是剛畢業的學生正要開始第一份工作,中階主管或甚至要自己創業。它在你的職場生涯以外也是非常有用,從分析你日常生活中什麼事情浪費最多時間,到你的假期規劃該如何最有效率。


這個理論簡單來說叫做:「找到瓶頸」,而它形成了我們之後所學的近代營運和供應鏈管理理論。


首先,什麼是瓶頸,以及為什麼它很重要,應該要被找出來?


簡單來說,想像一個經典可樂曲線瓶。它很薄,靠近瓶口部分是頸部。因為這個設計,整個瓶子有個最細的部位,當我們要把可樂灌進去的時候,這個部位會影響到整體的最快速度,頸部越窄,瓶子被填滿的速度會越慢,頸口越寬,速度越快。


現在想像有上百萬個可樂瓶在一個工廠的供應鏈,每天要注入可樂,包裝、出貨上百萬瓶可樂。什麼是最重要的因素決定我們多快能夠出貨一百萬瓶可樂?依然是每個瓶子的瓶頸部分。


每個頸部越寬,每個瓶子就可以越快填滿,然後可以裝更多瓶子、更多箱、更多車,每天就可以有更多可樂就可以填滿然後出貨。從這個工廠的角度和從一個營運管理的觀點來說,我們要找出來的第一件事情就是瓶頸,因為這對整體速度和營運的效率有如此巨大的影響,但改進其他比較小的事情,可能僅會帶來比較少的效果,且搞不好會花掉更多時間。


這個非常簡單的可樂瓶例子,現在可以擴張,當我們要分析比較複雜的問題時,可以橫跨許多不同的想法、產業或是思維。如果你正在管理一個汽車工廠,你的業務團隊跟你說他們預估下一季的銷售會非常高,於是你需要大幅增加供給,你自然得找到最快的方法來增加生產速度,提供最高的效率。與其改進每個步驟的10%,最終卻只有一點正面的影響,我們可以列出來每個步驟,然後一個個檢測,用時間和所需步驟來量化每個程序來尋找瓶頸。一旦第一個瓶頸解決了,自然,就會有第二、第三和第四個瓶頸,我們需要找到下一個最窄的瓶頸。我們總是可以找到在每個步驟中最窄的瓶頸,我們可以加寬以改進流程。


從增加iPhone出貨,到搞清楚為什麼一家律師事務所的一個法律文件流程要比我們對手多花三天,到減少從香港出貨到紐約店家的運送時間,一個簡單的可樂瓶頸可以當作一個開始的點,延伸到許多我們生活中面對的許多要解決的問題。


在有一些經驗後,許多顧問和供應鏈經理知道最快速的方法來解決類似的問題,而這會變成一個非常有用的工具,不管你是第一次創業或是在一間上市公司當高階主管。


當面臨一個重大物流或是抽象且複雜的管理問題,首先畫出程序中所有的步驟。然後測量這個步驟和要完成每個步驟所需時間,找出瓶頸。接著重複、重複再重複,直到理想上,整個程序已經變得流暢、平穩且盡可能的有效率。在這個過程中,我們最終會理解到從資深有經驗的管理者口中常說的話是真的:


不要害怕數字和資料。數字真的是你的朋友。他們沒有情緒、驕傲或是任何需要防衛的東西。當你檢視數字,他們不需要傷害或是把壞表現怪到別人身上,或是如果有必要的話從背後捅你一刀。數字和資料是當面對複雜商業問題時唯一的朋友,他們沒有立場,沒有派系,沒有包袱,所以是真正的自由和誠實。


之後,瓶頸理論甚至可以在個人生活中用來改進或是增加效率,從找到最快的方式來舉辦活動、會議、研討會,甚至更善加運用你的週末時間。


下次我們面對類似的複雜問題,我們不知道該如何開始時,想想可樂瓶。在日常生活中如此簡單的事情可以做為解決問題如此重要的啟發,不覺得很有趣嗎?



作者簡介_鍾子偉(Joey)





出生於台灣,在美國長大。12歲回到台灣,20歲出版第一本書,23歲於瑞士銀行證券研究部門工作,24歲進入哈佛商學院,是有史以來最年輕的台灣人。25歲在紐約Ralph Lauren實習,26歲畢業,是台灣模擬聯合國推展協會創會理事長。28歲當上中國三麗鷗總經理,現年30歲,離開三麗鷗在台北創業。著有《放膽去闖,上海職活的故事》、《記得你22歲的眼神》。


文章分享來源:http://www.businessweekly.com.tw/KBlogArticle.aspx?ID=8755&path=c

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